En cualquier tipo de evento, la organización o el protocolo, forman parte esencial del correcto discurrir de una boda, una fiesta o un cocktail. El protocolo es un grupo de normas de cortesía u organización que se han implantado en actos donde se llevan a cabo relaciones sociales de este tipo. A lo largo del tiempo, estas reglas se han ido modificando y adaptando a nuevos tiempos. Asimismo, en la actualidad se han ido implantando nuevas reglas que hace pocos años no se tendrían en cuenta.

En Madison queremos destacar las directrices más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de celebrar un evento.

Programación e invitación al evento

A la hora de celebrar un evento el primer paso es programarlo y saber cómo se va a enfocar. No sólo debe saberse cuándo será, también es bueno definir qué tipo de fiesta se quiere organizar para definir cuestiones futuras como la etiqueta, la organización, qué invitados, etc.

Para cualquier evento, invitar con el margen de tiempo adecuado es fundamental si queremos que todos los invitados asistan. Hoy día, se pasa primero por agenda con una comunicación no formal para recibir posteriormente una invitación, física o digital, al evento. Esto sirve para definir el número e invitados y poder cerrar al máximo la organización. En el caso de una fiesta o cocktail el margen habitual es entre 1 a 2 meses para informar a los invitados y unos 15 días para enviarles la invitación. Sin embargo, en el caso de las bodas se suele informar entre 12 a 6 meses antes del enlace y entregar la invitación unos 2 o 3 meses antes del enlace.

Depende del tiempo con el que se cuente, siempre dejar definido nuestro evento antes de comunicarlo a los invitados demuestra una buena organización y la impresión de saber gestionar una fiesta para que todos los asistentes se lo pasen bien.

Tipos de etiqueta

La etiqueta es la gran tarea de los invitados a un evento. Por eso, dejarla definida les ayuda a mucho a la hora de escoger un modelo. Las bodas suelen tener un protocolo más o menos definido, aunque actualmente tanto las civiles como religiosas han ido introduciendo variaciones. Sin embargo, en los demás tipos de eventos es idóneo proporcionarles a los invitados esta información, de manera más o menos evidente.

A continuación, os dejaremos algunas píldoras informativas sobre la etiqueta en distintos tipos de eventos:

Cóctel: Es un evento que puede ser informal o formal según la organización. En este caso, es muy idóneo especificarlo en la invitación. En los cócteles de mañana suele emplearse el vestuario formal o, incluso, el vestuario casual. Sin embargo, en los cócteles de noche es más apropiado la etiqueta o la media etiqueta.

Fiestas temáticas: Si la fiesta que se pretende organizar es temática avísalo, sobre todo, si pretendes que los invitados vayan vestido así. También se evitará que algún despistado vaya vestido inapropiadamente.

Bodas: El protocolo establece la etiqueta (aunque es aceptable hasta la media etiqueta), distinguiéndose la bodas de mañana o tarde temprana de las bodas de noche. No obstante, la moda, los complementos, las variaciones personales de los novios y otros factores han ido modificando el protocolo.

Ceremonia civil o religiosa

Las ceremonias civiles o religiosas tienen su propio protocolo aunque se permite cierta flexibilidad a la hora de personalizarlas. Esta personalización se centra en los textos que se leen y en la música que acompaña la ceremonia.

En el caso de las bodas civiles, el acto puede durar más o menos según las posibilidades que te permita quien oficie. En los ayuntamientos que organizan este tipo de enlaces suele realizarse la lectura del Código Civil donde se explica en qué consiste la unión que se está realizando. Además, se permite una pequeña lectura de los novios o de alguien cercano a la pareja. Sin embargo, actualmente más parejas deciden realizar el acto oficial un día entre semana para posteriormente realizar un acto íntimo en el que se realice la unión de manera simbólica. De esta manera, se permite una mayor personalización de la ceremonia en la música, los participantes, las lecturas y demás “ingredientes” que quiera añadirse.

En el caso de las bodas religiosas (cristianas), el protocolo u orden en la ceremonia se establece por el orden que marca la Iglesia para el rito de este sacramento. Existen dos tipos de bodas, las más cortas en las que únicamente se celebra el sacramento del matrimonio; y las bodas más largas en las que se celebra el sacramento del matrimonio junto a la eucaristía. En el primer caso, las posibilidades de cambio son pocas; sin embargo, en la segunda opción, se permite cierta dosis de personalización. Según quien oficie y la iglesia, se puede introducir música entre lecturas, escoger las lecturas y personalizar los textos que se declaran como los votos matrimoniales, la monición de entrada o la acción de gracias.

Organización de los invitados

Tanto en los enlaces matrimoniales como en cualquier otro tipo de evento, la organización de los invitados es fundamental. Puede parecer algo evidente pero os vamos a mostrar algunos casos en los que es tan importante este factor.

Bodas: En la mayoría de las bodas se suelen reservar un espacio en los asientos, tanto para la familia más cercana como para los testigos y participantes de la ceremonia. Esto agiliza mucho la ceremonia a la hora de acercarse estos invitados al altar.

Banquetes: En este caso es evidente, la formación de las mesas con los invitados, la distribución de éstas por el salón o la elección de la formación que se va a escoger; forman parte de la organización de los invitados.

Además, debe tenerse en cuenta si va a realizarse un cóctel previo cómo accederán a cada espacio y en qué momento.

Cócteles: En este caso la dinamización del espacio es importante ya que al ser un evento en el que principalmente se está de pie, permite que los asistentes se muevan sin orden aparente. Para esto se puede contar con un photocall, animación o presentadores del evento.

Detalles personales

Este último apartado se centra en todas las cuestiones o aspectos que el anfitrión o anfitriones de un evento quieran hacer destacar o respetar. A continuación, os ponemos algunos ejemplos en los que esos detalles personales pueden incluirse en cualquier tipo de evento.

Redes Sociales: Hoy día éste es un tema que se tiene muy en cuenta en cualquier evento. Tanto en una boda en la que se quiere dejar un recuerdo creando un hashtag en Twitter, como en la fiesta de presentación de una marca o producto en la que se pide que no se divulguen imágenes en las redes sociales. Este tipo de solicitudes deben seguirse para respetar el espíritu del evento y de sus organizadores.

Leitmotiv: Hay eventos que, aunque no tenga una temática concreta, si quieren crear algún guiño como hacer llevar una prenda de un color, un look de un color al completo, un estilo determinado o cualquier otro detalle. Al igual que en el caso anterior, debe mantenerse en la medida de lo posible estos detalles como señal de respeto hacia el o los organizadores.

Bodas: Los novios en ocasiones hacen solicitudes a los invitados como el destino de los regalos, algún juego para dinamizar el convite o que no se les eche arroz tras la ceremonia. Son detalles que los protagonistas del enlace solicitan a sus invitados y es correcto prevalecer sus gustos en detalles que, aun siendo tradicionales, no son más que eso, detalles.

Regalos: En muchos eventos se entregan algún tipo de recuerdo o regalo promocional del acto, tanto en fiestas como en bodas. Estos presentes significan que los anfitriones u organizadores quieren que los invitados recuerden el evento de manera especial. Por eso, aún siendo algún que difícilmente podamos utilizar, siempre es recomendable llevárnoslo y no dejarlo en la mesa o sitio que hayamos ocupado.

Con estos consejos que os proporcionamos en Madison queremos ayudaros no sólo a organizar o participar de manera más correcta en un evento, también deseamos que esos momentos sean totalmente inolvidables.

Nos encanta participar en las ocasiones especiales, que nos visitéis para buscar cualquier look y que os podemos aconsejar.